KI im Personalbereich · Praxis

Wo steckt bei uns schon KI im Personalprozess?

Sie gehen Ihren eigenen Personalprozess durch und ordnen jede Stelle einer von drei Stufen zu. Danach überarbeiten Sie eine Stellenanzeige mit KI — das ist die Anwendung, für die es echte Belege gibt. Zum Schluss prüfen Sie zwei Behauptungen selbst nach, von denen eine frei erfunden ist.

Tragen Sie in dieses Blatt keine echten Bewerberdaten ein. Keine Namen, keine Lebensläufe, keine Anschriften. Beschreiben Sie Abläufe allgemein — „unsere Bewerbungen für die Montage" genügt völlig.

ca. 40–45 Min.6 AufgabenkostenlosVersand oder PDF

Teil A · Einordnen

Teil B · Anwenden

Teil C · Nachprüfen

Der Gedanke hinter den sechs Aufgaben: Die Grenze verläuft nicht zwischen KI und keiner KI. Sie verläuft zwischen einem Werkzeug, das Text erzeugt, und einem System, das Menschen bewertet. Der gefährliche Fall ist nicht das offensichtliche Ranking-Werkzeug — es ist die Anwendung, die alle für harmlos halten.

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Auch ohne eigenen Betrieb lösbar

Wenn Sie selbst niemanden einstellen: Nehmen Sie einen Betrieb, den Sie kennen, oder eine Stellenanzeige, die Sie im Netz finden. Die Aufgaben funktionieren genauso.

Nachschlagen 1 · Die drei Stufen

Diese Einteilung tragen alle sechs Aufgaben. Entscheidend ist nicht, wie ein Anbieter sein Produkt nennt, sondern was es tut.

Stufe	Was die KI tut	Beispiele	Einordnung
1	Erzeugt Text. Sieht keine Bewerberdaten, bewertet niemanden.	Stellenanzeige formulieren, Absagemail entwerfen, Zeugnisentwurf	Unkritisch. Faktencheck bleibt beim Menschen.
2	Verarbeitet Bewerberdaten, bewertet aber nicht.	Lebenslauf auslesen, Terminvorschläge, Chatbot für Öffnungszeiten, Zusammenfassung einer Bewerbung	Grauzone. Die Zusammenfassung ist der kritische Fall.
3	Bewertet, sortiert oder kennzeichnet Menschen.	Fit-Score, Ranking, Prescreening mit Kategorien, KI-Erstgespräch	Hochrisiko nach Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung.

Warum die Zusammenfassung heikel ist

Eine Zusammenfassung rahmt die Entscheidung vor. Was die KI weglässt, sieht der Mensch nicht mehr. Er entscheidet dann formal selbst — auf einer Grundlage, die jemand anderes zusammengestellt hat. Genau hier hört der Satz „der Mensch entscheidet" leise auf zu stimmen, ohne dass irgendwo ein Score auftaucht.

Nachschlagen 2 · Was heute schon gilt

Drei Dinge greifen bereits — unabhängig davon, dass die Hochrisiko-Pflichten auf Dezember 2027 verschoben wurden.

Was	Seit wann	Was das heißt
Verbot der Emotionserkennung am Arbeitsplatz	2. Februar 2025	KI-Videointerviews mit Mimik-, Stimmungs- oder Stimmanalyse sind unzulässig. Die Leitlinien der EU-Kommission zählen Bewerber ausdrücklich dazu.
Verbot der ausschließlich automatisierten Entscheidung (Art. 22 DSGVO)	2018	Kein System darf allein über Einladung oder Absage entscheiden. Ein Haken zum Abnicken genügt nicht.
§ 26 BDSG trägt nicht mehr	EuGH 2023, BAG 8. Mai 2025	Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wer seine Bewerber-Datenschutzhinweise seit 2023 nicht angefasst hat, verweist auf eine Norm, die nicht mehr greift.
Hochrisiko-Pflichten nach Art. 26 KI-VO	ab 2. Dezember 2027	Verschoben durch die Verordnung (EU) 2026/1744. Vorher galt der 2. August 2026 — diese Angabe steht noch in vielen Unterlagen.

Nachschlagen 3 · Anbieter oder Betreiber

Wer ein fertiges Werkzeug einsetzt, ist Betreiber und schuldet deutlich weniger. Es gibt aber einen Weg, versehentlich Anbieter zu werden.

Als Betreiber schulden Sie …	… und ausdrücklich nicht
Menschliche Aufsicht mit Kompetenz und Befugnis (ab 12/2027)	Registrierung in einer EU-Datenbank
Kontrolle, dass die Eingabedaten zum Zweck passen (ab 12/2027)	Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27
Protokolle mindestens sechs Monate (ab 12/2027)	Konformitätsbewertung und CE-Kennzeichnung
Information der Beschäftigten und Bewerber	Technische Dokumentation des Systems

Die Falle

Wer ChatGPT, Copilot oder Gemini nutzt, um Bewerbungen zu bewerten, zu ranken oder auszusortieren, ändert die Zweckbestimmung eines Allzweck-Systems — und rutscht damit in die Anbieterrolle mit voller Pflichtenlast (Art. 25 KI-VO). Sortieren, gruppieren und zusammenfassen gilt überwiegend als unproblematisch. Wo genau die Grenze liegt, ist gerichtlich nicht entschieden.

Teil A · Einordnen

Ihr Personalprozess, Stufe für Stufe

Gehen Sie den Weg einer Bewerbung bei Ihnen durch: von der Anzeige bis zur Zusage. Tragen Sie ein, wo heute schon eine KI mitwirkt — das Chatfenster zählt ausdrücklich mit, auch wenn es niemand ein KI-Werkzeug nennt.

Datenschutz:Beschreiben Sie Abläufe allgemein. Keine Namen von Bewerbern, keine Lebenslaufinhalte, keine Kontaktdaten.

Schritt im Prozess	Wirkt hier KI mit? Wenn ja, wie — und welche Stufe?
1. Stellenanzeige schreiben
2. Bewerbungen sichten
3. Vorauswahl treffen
4. Einladungen und Absagen
5. Gespräch vorbereiten
6. Zeugnis oder Onboarding

Steht bei Ihnen irgendwo eine Stufe 3 — also etwas, das Bewerber bewertet, sortiert oder markiert? Wenn ja: welche Stelle, und wusste das vorher jeder im Haus?

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Danach haben Sie: Eine Übersicht, wo KI in Ihrem Personalprozess tatsächlich mitwirkt — und nicht nur dort, wo Software dafür gekauft wurde.

Teil B · Anwenden

Die Stellenanzeige — der belegte Fall

Von allen Anwendungen im Personalbereich ist diese die einzige mit echter Feldevidenz: Eine Auswertung von 391 Stellenanzeigen und 17.686 zugehörigen Bewerbungen zeigt, dass die Sprache der Anzeige messbar beeinflusst, wer sich bewirbt. Und sie ist Stufe 1, also unkritisch.

Auftrag zum Kopieren — für ChatGPT, Claude oder Gemini, kostenloser Zugang genügt

Ich gebe dir gleich eine Stellenanzeige. Überarbeite sie in drei Schritten und zeige mir jeden Schritt getrennt. Erstens: Streiche alle Anforderungen, die für die Tätigkeit nicht zwingend nötig sind, und schreibe dazu, warum du sie für verzichtbar hältst. Zweitens: Markiere Formulierungen, die eine bestimmte Gruppe abschrecken könnten — etwa Altersbezüge, übertriebene Anforderungslisten oder Sprache, die nur eine Gruppe anspricht. Drittens: Schreibe die Anzeige neu, höchstens 250 Wörter, in einfacher Sprache, mit einer klaren Aussage dazu, was die Person bei uns den ganzen Tag tatsächlich tut. Erfinde keine Angaben zum Unternehmen, zum Gehalt oder zu Zusatzleistungen. Wo dir eine Information fehlt, schreibe eine eckige Klammer mit einem Hinweis, was ich ergänzen muss.

Die letzten beiden Sätze sind die wichtigsten. Ohne sie erfindet das Modell Gehaltsangaben und Zusatzleistungen, die bei Ihnen gar nicht existieren.

Keine eigene Anzeige zur Hand?

Nehmen Sie eine echte Anzeige aus einem Stellenportal — gern aus Ihrer Branche, gern von einem Wettbewerber. Für diese Aufgabe ist das völlig ausreichend, und Sie sehen nebenbei, wie andere ihre Stellen beschreiben.

Welche Anforderungen hat die KI als verzichtbar vorgeschlagen — und bei welcher davon haben Sie widersprochen? Welche Formulierung in Ihrer alten Anzeige hat Sie selbst überrascht, als die KI sie markiert hat?

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Danach haben Sie: Eine überarbeitete Stellenanzeige — und den einen Anwendungsfall im Personalbereich gesehen, für den es echte Belege gibt statt Anbieterversprechen.

Teil B · Anwenden

Die Chatfenster-Probe

Der häufigste KI-Einsatz im Personalbereich läuft nicht über HR-Software, sondern über ein normales Chatfenster. Vier Handgriffe sehen gleich aus — einer ist es nicht.

Was jemand im Chatfenster tut	In Ordnung? Und warum?
Stellenanzeige formulieren lassen
Absagetext ohne Namen entwerfen lassen
Bewerbungs-PDF hochladen und fragen: „Was hältst du von dem Kandidaten?"
Zehn Lebensläufe einfügen und nach Passung sortieren lassen

Zum Abgleich, nachdem Sie geantwortet haben

Die ersten beiden sind Stufe 1 und unproblematisch, solange keine echten Personendaten hineinkommen. Beim dritten fehlt alles, was zählt: ein Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Hosting, der Ausschluss vom Modelltraining, jede Protokollierung und jedes Löschkonzept. Der vierte ist zusätzlich der Weg in die Anbieterrolle nach Art. 25 KI-VO — und eine Untersuchung der University of Washington zeigt, was dabei herauskommt: Lebensläufe mit weiß assoziierten Namen wurden von allgemeinen Sprachmodellen in 85 Prozent der Fälle bevorzugt.

Formulieren Sie eine Regel in einem Satz, die jeder in Ihrem Betrieb versteht: Was darf ins Chatfenster, was nicht?

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Danach haben Sie: Eine Hausregel für das Chatfenster — die Stelle, an der in kleinen Betrieben die meisten Bewerberdaten unbemerkt abfließen.

Teil B · Anwenden

Wer darf eigentlich widersprechen?

Ein Mensch im Ablauf ist erst dann ein Mensch im Ablauf, wenn drei Dinge zutreffen. Prüfen Sie sie für Ihren eigenen Betrieb — auch wenn Sie heute noch kein Werkzeug einsetzen.

Wer bei Ihnen trifft die Entscheidung, wer eingeladen wird? Nennen Sie die Rolle, nicht den Namen. Sieht diese Person die Bewerbung selbst — oder nur eine Zusammenfassung, eine Liste, eine Markierung? Wie viel Zeit hat sie pro Bewerbung? Schätzen Sie ehrlich, in Minuten. Was passiert, wenn diese Person regelmäßig anders entscheidet als ein Werkzeug es vorschlägt? Muss sie sich dafür rechtfertigen?

Warum die letzte Frage entscheidet

Eine Person, die abweichen darf, sich aber für jede Abweichung rechtfertigen muss, weicht nach kurzer Zeit nicht mehr ab. Damit ist die menschliche Aufsicht formal vorhanden und praktisch verschwunden. Die Datenschutzkonferenz formuliert es so: „Eine lediglich formelle Beteiligung eines Menschen im Entscheidungsprozess ist nicht ausreichend." Wie viel Prüfung genügt, ist gerichtlich nicht geklärt — beim Europäischen Gerichtshof liegt seit August 2025 ein Verfahren dazu.

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Danach haben Sie: Geprüft, ob die menschliche Entscheidung in Ihrem Haus eine echte ist — unabhängig davon, ob Sie KI einsetzen.

Teil C · Nachprüfen

Ihre Datenschutzhinweise für Bewerber

Eine Prüfung, die fünf Minuten dauert und in vielen Betrieben einen Treffer liefert.

Suchen Sie Ihre Datenschutzhinweise für Bewerber — auf der Karriereseite, im Bewerbungsformular oder in der Eingangsbestätigung. Steht dort „§ 26 BDSG" als Rechtsgrundlage? Steht irgendwo, dass und wie KI im Bewerbungsverfahren eingesetzt wird? Diese Information verlangen Art. 13 und 14 DSGVO — schon heute, unabhängig vom AI Act. Wie lange bewahren Sie Bewerbungsunterlagen auf, und wer löscht sie tatsächlich?

Zur Einordnung

Eine gesetzliche Löschfrist für Bewerbungsunterlagen gibt es nicht. Die verbreiteten sechs Monate leiten sich aus der Zwei-Monats-Frist des § 15 Abs. 4 AGG plus der Drei-Monats-Klagefrist her, mit Puffer. Aufsichtsbehörden sind sich in der Größenordnung einig, aber nicht auf die Zahl genau. Eine Aufbewahrungspflicht von drei oder zehn Jahren, wie sie manchmal behauptet wird, existiert für Bewerbungen nicht — die Fristen aus Handelsrecht und Abgabenordnung betreffen Belege und Buchführung.

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Danach haben Sie: Drei Punkte geprüft, die heute gelten und keine Übergangsfrist haben.

Teil C · Nachprüfen

Zwei Behauptungen, eine davon erfunden

Zum Thema KI im Personalbereich kursieren auffällig viele Falschmeldungen. Prüfen Sie zwei davon selbst — ohne Jurist zu sein, mit dem Browser.

Behauptung A

„Am 27. März 2026 verurteilte das Bundesarbeitsgericht ein Unternehmen zu 120.000 Euro Entschädigung, weil ein 56-jähriger Bewerber drei Minuten nach dem Absenden eine algorithmische Absage erhielt. Aktenzeichen 8 AZR 74/25."

Suchen Sie das Aktenzeichen in der Entscheidungsdatenbank des Bundesarbeitsgerichts (bundesarbeitsgericht.de). Was finden Sie? Fragen Sie zusätzlich eine KI danach — und vergleichen Sie beide Antworten.

Behauptung B

„75 Prozent aller Bewerbungen werden von der Software aussortiert, bevor ein Mensch sie überhaupt sieht."

Suchen Sie nach der Quelle dieser Zahl. Wer hat sie zuerst genannt, wann, und in welchem Zusammenhang? Schreiben Sie sich drei Handgriffe auf, mit denen Sie künftig eine solche Behauptung prüfen — bevor Sie sie weitergeben.

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Danach haben Sie: Zwei verbreitete Behauptungen selbst zerlegt — und gesehen, dass eine KI-Zusammenfassung eine Falschmeldung bereitwillig bestätigt, wenn genug Seiten sie abschreiben.

Arbeitsblatt abschließen

Sie können das Blatt an den Kursleiter senden oder einfach als PDF speichern. Beides ist in Ordnung.

Bitte beachten:Keine echten Bewerberdaten, keine Namen, keine Lebenslaufinhalte. Allgemeine Beschreibungen genügen für die Auswertung vollständig.

Name * Betrieb oder Abteilung (optional)

So geht es im Kurs weiter

Im Quiz zu dieser Stunde prüfen Sie das Gelernte an 17 Fragen — darunter die fünf Behauptungen, die zum Thema kursieren und nachweislich falsch sind. Wer tiefer einsteigen will: Das Modul zum EU AI Act erklärt die Risikoklassen im Zusammenhang, das Modul zur KI-Kennzeichnung behandelt die Transparenzpflichten.

Quellen

Verbreitung: Bitkom, Erhebungen 2025 und 2026. Bewerberseite: softgarden, „KI trifft Recruiting" 2026, knapp 7.000 Befragte. Sprache in Stellenanzeigen: Universität Innsbruck für das AMS-Forschungsnetzwerk, 391 Anzeigen und 17.686 Bewerbungen. Sprachmodelle und Namen: Wilson und Caliskan, AIES 2024. Prüfung von Recruiting-Werkzeugen: britische Datenschutzbehörde ICO, November 2024. Rechtsstand: KI-Verordnung mit Änderungen durch die Verordnung (EU) 2026/1744, DSGVO, AGG, BetrVG; Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zu KI und Datenschutz, Mai 2024; BAG, Urteil vom 8. Mai 2025, 8 AZR 209/21.

Dieses Arbeitsblatt ist eine Sachstandsdarstellung und ersetzt keine Rechtsberatung.