KI in der Buchführung · Praxis

Lesen lassen, nachzählen, entscheiden

Sie lassen zwei erfundene Belege von einer kostenlosen KI auslesen und vergleichen jedes Feld mit dem Original. Danach prüfen Sie die Pflichtangaben, ordnen die sechs Fallen Ihrem eigenen Betrieb zu, entscheiden, was überhaupt hochgeladen werden darf, ziehen die Linie zur Steuerberatung und legen einen nächsten Schritt mit einem Messwert fest.

Beide Belege in diesem Blatt sind erfunden. Laden Sie für die Übung keinen echten Beleg hoch — weder Ihren eigenen noch den eines Lieferanten.

ca. 35–40 Min.6 AufgabenkostenlosVersand oder PDF

Teil A · Auslesen

Teil B · Prüfen

Teil C · Entscheiden

Der Gedanke hinter den sechs Aufgaben: Das Auslesen ist der einfache Teil. Rund neun von zehn Belegen kommen vollständig richtig zurück — und man sieht dem Ergebnis nicht an, welcher der zehnte war. Deshalb üben Sie hier nicht das Auslesen, sondern das Nachzählen: Feld gegen Feld, Pflichtangabe gegen Vorschrift, Aufgabe gegen Zuständigkeit. Am Ende steht ein Messwert aus Ihrem eigenen Betrieb, den Ihnen keine Broschüre liefern kann.

Kostet Sie nichts

Alle sechs Aufgaben lösen Sie mit einem kostenlosen Zugang zu ChatGPT, Claude oder Gemini. Kein Bezahltarif, kein Buchhaltungsprogramm, keine Installation. Wer gerade keinen KI-Zugang nutzen kann, findet bei Aufgabe 1 eine Ausweichvariante.

Was Sie brauchen

Einen Browser, einen der drei kostenlosen KI-Zugänge und eine Uhr für Aufgabe 6. Termin verpasst? Die Kurz-Zusammenfassung im Quiz zum Modul enthält alles, was die Aufgaben 2 bis 5 voraussetzen.

Nachschlagen 1 · Pflichtangaben einer Rechnung

Links die zehn Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG, rechts das, was nach § 33 UStDV bei Kleinbeträgen bis 250 Euro genügt. Diese Tabelle tragen die Aufgaben 2 und 4.
Zur Zählweise: Im Gesetz stehen Aussteller und Empfänger zusammen in einer Nummer, hier sind sie zum Abhaken getrennt. Weggelassen ist der Sonderfall für Bauleistungen an Privatpersonen, der für die Aufgaben hier keine Rolle spielt.

Angabe	Rechnung über 250 Euro	Kleinbetrag bis 250 Euro
Name und Anschrift des Ausstellers	Pflicht	Pflicht
Name und Anschrift des Empfängers	Pflicht	nicht nötig
Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers	Pflicht	nicht nötig
Ausstellungsdatum	Pflicht	Pflicht
Fortlaufende Rechnungsnummer	Pflicht	nicht nötig
Menge und Art der Leistung	Pflicht	Pflicht
Zeitpunkt der Leistung	Pflicht	nicht nötig
Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen	Pflicht	Entgelt und Steuer in einer Summe genügen
Steuersatz und Steuerbetrag	Pflicht	Steuersatz angeben, Betrag in der Summe
Das Wort „Gutschrift", wenn der Empfänger abrechnet	Pflicht	Pflicht

Nachschlagen 2 · Fristen, Unveränderbarkeit, Verantwortung

Ein Satz je Regel, in der Formulierung aus dem Vortrag. Diese Tabelle trägt die Aufgaben 4 und 5.

Regel	In einem Satz	Fundstelle
Aufbewahrung	Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre (seit 01.01.2025, vorher zehn), sonstige Unterlagen sechs Jahre.	§ 147 Abs. 3 AO
Unveränderbarkeit	Der ursprüngliche Inhalt einer Buchung muss feststellbar bleiben — korrigieren ja, spurlos überschreiben nein.	§ 146 Abs. 4 AO
Ausgelesener Volltext	Was die Texterkennung erzeugt, ist nach Prüfung und Korrektur über die ganze Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.	GoBD Rz. 130
Änderungen protokollieren	Korrekturen an programmgesteuerten Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar bleiben.	GoBD Rz. 111
Verantwortung	Sie bleibt beim Steuerpflichtigen, auch wenn die Arbeit ganz oder teilweise ausgelagert ist.	GoBD Rz. 21
Mechanische Arbeitsgänge	Erfassen ist erlaubt — ausgenommen sind ausdrücklich das Kontieren von Belegen und Buchungsanweisungen.	§ 2 Abs. 3 StBerG
E-Rechnung	Strukturiert und maschinenlesbar; ein PDF ist keine. Empfangen können muss jeder Betrieb seit dem 01.01.2025.	§ 14 Abs. 1 UStG

Nachschlagen 3 · Was die kostenlosen Zugänge erlauben

Stand 18.09.2026, Angaben der Anbieter. Für einen einzelnen Beleg reicht jeder der drei.

Zugang	Grenze beim Hochladen	Zu beachten
ChatGPT Free	3 Datei-Uploads pro Tag	Getrennte Zähler für Dateien, Bilder und Sprache. Nach dieser Übung haben Sie noch zwei übrig.
Claude Free	20 Dateien je Unterhaltung, 500 MB je Datei	PDF bis 1.000 Seiten, Bildinhalte werden nur bis Seite 100 ausgewertet.
Gemini Free	10 Dateien je Anfrage, 100 MB je Datei	Kontextfenster 32.000 Token, das sind grob 50 Seiten.
Alle drei	—	Kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Deshalb in dieser Übung nur die erfundenen Belege.

Die beiden Belege für die Übung

Beide sind erfunden: Firmen, Anschriften, Nummern und die Bankverbindung gibt es nicht. So laden Sie sie hoch:
Windows: Windows-Taste + Umschalt + S drücken, den Beleg mit der Maus umrahmen — das Bild liegt danach in der Zwischenablage. Im Chatfeld mit Strg + V einfügen.
Mac: Befehlstaste + Umschalt + 4 drücken und den Beleg umrahmen. Das Bild landet als Datei auf dem Schreibtisch. Diese Datei ziehen Sie mit der Maus ins Chatfenster oder laden sie über das Büroklammer-Symbol hoch.
Ohne Bild geht es auch: Tippen Sie den Beleg als Text in den Chat, Zeile für Zeile.

Erdenwerk Talblick GmbH
Mühlenweg 14 · 79117 Musterstadt

RECHNUNG

Rechnung anGärtnerei Lindner · Am Sandacker 3 · 79117 Musterstadt

Rechnungsnummer2026-0847

Rechnungsdatum07.09.2026

Tag der Lieferung04.09.2026

Kundennummer10023

Menge	Artikel	Einzelpreis	Gesamt
40 Sack	Pflanzerde torffrei, 45 l	18,90 €	756,00 €
12 Sack	Rindenmulch grob, 60 l	9,45 €	113,40 €
1	Lieferpauschale	24,50 €	24,50 €

Summe netto893,90 €

Umsatzsteuer 19 %169,84 €

Rechnungsbetrag1.063,74 €

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug. Bei Zahlung innerhalb von 8 Tagen 2 % Skonto.
Bankverbindung: IBAN DE02 9999 9999 0000 1023 45 · BIC MUSTDE99XXX
Erdenwerk Talblick GmbH · Amtsgericht Musterstadt · Geschäftsführer: erfundenes Beispiel, keine reale Firma

BAUMARKT RITTER
Industriestr. 8 · 79117 Musterstadt

2 x Gießkanne 10 l15,90

1 x Gartenschlauch 20 m23,00

SUMME EUR38,90

enthaltene USt 19 %6,21

Netto32,69

09.09.2026 14:32 Kasse 3
Bar gezahlt · erfundener Beleg

Teil A · Auslesen und nachzählen

Acht Felder, einmal von Hand geprüft

Lassen Sie die Rechnung von oben auslesen und vergleichen Sie jedes Feld mit dem Original. Nicht überfliegen — Zeichen für Zeichen, besonders bei der IBAN.

Auftrag zum Kopieren — für ChatGPT, Claude oder Gemini, kostenloser Zugang genügt

Lies diesen Beleg aus. Gib mir eine Tabelle mit genau diesen Feldern, eine Zeile je Feld: Aussteller, Anschrift des Ausstellers, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuernummer oder USt-IdNr., Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Gesamtbetrag, IBAN, Zahlungsziel, Skontosatz. Schreibe „nicht lesbar", wenn eine Angabe auf dem Beleg nicht steht oder unleserlich ist. Rate nicht und ergänze nichts aus deinem Wissen.

Der letzte Satz ist der wichtigste. Ohne ihn füllt das Modell Lücken selbstständig, und genau das sollen Sie hier sehen.

Ausweichvariante

Wenn Sie gerade keinen KI-Zugang nutzen können: Tippen Sie den Beleg als Text in den Chat. Oder lösen Sie die Aufgabe ganz ohne KI — tragen Sie dann in die Tabelle unten ein, was zu jedem Feld auf dem Beleg steht, und schreiben Sie dahinter, welches dieser Felder ein Programm Ihrer Meinung nach verwechseln könnte und warum.

Datenschutz:Nur den erfundenen Beleg von oben hochladen. Keine echten Belege, keine Kunden-, Personen-, Zahlungs- oder Zugangsdaten eintragen.

Feld	Was die KI ausgegeben hat — und stimmt es?
1. Aussteller
2. Rechnungsnummer
3. Rechnungsdatum
4. Nettobetrag
5. Steuerbetrag
6. Gesamtbetrag
7. IBAN — Zeichen für Zeichen
8. Steuernummer oder USt-IdNr.

Wie viele der acht Felder weichen vom Beleg ab? Und hat die KI irgendwo etwas ergänzt, das auf dem Beleg gar nicht steht? Wenn Sie ohne KI gearbeitet haben: Welche der acht Felder halten Sie für die anfälligsten, und warum? Rechnen Sie die drei Posten selbst zusammen und prüfen Sie die 19 Prozent. Stimmt der Rechnungsbetrag auf dem Beleg?

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Danach haben Sie: Einen ausgelesenen Beleg Feld für Feld gegengeprüft und selbst gesehen, ob und wo Ihr Werkzeug ergänzt statt gelesen hat.

Teil B · Pflichtangaben

Zwei Belege, zwei verschiedene Maßstäbe

Gehen Sie beide Belege mit der Tabelle „Nachschlagen 1" durch. Achtung: Für die beiden gelten nicht dieselben Anforderungen.

Rechnung über 1.063,74 Euro: Welche der zehn Pflichtangaben fehlt? Suchen Sie die Liste in Ruhe durch, es ist genau eine. Kassenbon über 38,90 Euro: Ein Prüfwerkzeug meldet „Empfängername fehlt, Rechnungsnummer fehlt, Steuernummer fehlt". Was antworten Sie dem Werkzeug? Angenommen, Sie bekommen die fehlerhafte Rechnung heute. Was tun Sie konkret, damit der Beleg am Jahresende in Ordnung ist?

✓

Danach haben Sie: Den Unterschied zwischen Rechnung und Kleinbetragsrechnung an zwei Belegen gesehen — und wissen, warum ein zu strenges Prüfschema Arbeit erzeugt statt sie zu sparen.

Teil B · Die sechs Fallen

Welche davon kommt bei Ihnen vor?

Kreuzen Sie für jede Falle an, ob sie in Ihrem Betrieb vorkommt. Wenn Sie selbst keine Buchhaltung machen, denken Sie an einen anderen Ablauf mit Belegen oder Lieferscheinen.

Datenschutz:Allgemein beschreiben genügt („ein Lieferant", „das Postfach der Buchhaltung"). Keine echten Namen, Nummern oder Beträge.

Falle	Kommt bei uns vor?
1. Dieselbe Rechnung kommt auf mehreren Wegen	ja nein weiß ich nicht
2. Dokumente mit der Überschrift „Gutschrift"	ja nein weiß ich nicht
3. Rechnungen in fremder Währung	ja nein weiß ich nicht
4. Kassenbons und andere Kleinbeträge	ja nein weiß ich nicht
5. Bewirtungsbelege	ja nein weiß ich nicht
6. Belege mit fehlenden Pflichtangaben	ja nein weiß ich nicht

Nehmen Sie die Falle, die bei Ihnen am häufigsten vorkommt. Wie fällt sie heute auf — und wer merkt es? Was würde eine KI an dieser Stelle übernehmen — und was bliebe trotzdem bei einem Menschen?

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Danach haben Sie: Die sechs Fallen aus dem Vortrag auf Ihren eigenen Belegfluss übertragen und benannt, welche davon kein Auslesewerkzeug löst.

Teil B · Was darf hoch

Schwärzen, abwandeln oder gar nicht hochladen

Auf der Rechnung oben stehen mehr Angaben, als das Auslesen braucht. Entscheiden Sie für jede Gruppe, ob sie hochgeladen werden muss.

Angabe auf dem Beleg	Für das Auslesen nötig?
Betrag, Steuersatz, Steuerbetrag	muss hoch schwärzen unklar
Name und Anschrift des Ausstellers	muss hoch schwärzen unklar
Bankverbindung (IBAN und BIC)	muss hoch schwärzen unklar
Kundennummer und Ansprechpartner	muss hoch schwärzen unklar

Formulieren Sie die Regel, die in Ihrem Betrieb gelten soll, in zwei Sätzen: Was darf in einen privaten Gratis-Zugang, was nicht? Sie haben den Beleg ausgelesen und die Tabelle korrigiert. Was passiert nach GoBD Rz. 130 und Rz. 111 mit dieser Tabelle und mit der Korrektur?

✓

Danach haben Sie: Eine eigene Regel dafür, was den Betrieb verlassen darf — und wissen, dass die Abschrift der KI selbst aufbewahrungspflichtig wird.

Teil C · Wer macht was

Die Linie zur Steuerberatung

Ordnen Sie jede Tätigkeit zu. Die Tabelle „Nachschlagen 2" hilft, vor allem die Zeile zu § 2 Abs. 3 StBerG.

Tätigkeit	Wer macht das?
Belege einsammeln und sortieren	Betrieb Steuerberatung unklar
Belegdaten erfassen und prüfen	Betrieb Steuerberatung unklar
Belege auf ein Konto buchen (kontieren)	Betrieb Steuerberatung unklar
Entscheiden, ob eine Bewirtung abziehbar ist	Betrieb Steuerberatung unklar
Anlass und Teilnehmer auf dem Bewirtungsbeleg ergänzen	Betrieb Steuerberatung unklar
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben	Betrieb Steuerberatung unklar

Nehmen Sie die Zeile, bei der Sie „unklar" angekreuzt haben — oder die, bei der Sie am längsten überlegt haben. Wie lautet die Frage, die Sie Ihrer Steuerberatung dazu stellen würden? Die KI hat einen Betrag falsch ausgelesen, es fällt erst bei der Betriebsprüfung auf. Wer trägt die Verantwortung, und woraus ergibt sich das?

✓

Danach haben Sie: Eine Aufgabenteilung, die Sie mit Ihrer Steuerberatung besprechen können — und eine klare Antwort auf die Frage, wer geradesteht.

Teil C · Nächster Schritt

Ein Ablauf, eine Woche, ein Messwert

Zum Schluss das, was Sie tatsächlich mitnehmen: ein kleiner Versuch mit einer Zahl am Ende. Keine Anschaffung, keine Umstellung.

Die vier Zahlen, die den Versuch entscheiden

Wie lange dauert das Erfassen von zehn Belegen von Hand? Wie lange mit KI? Wie lange dauert das Prüfen dieser zehn ausgelesenen Belege? Und wie viele Abweichungen haben Sie dabei gefunden? Die dritte Zahl entscheidet, ob sich die Sache lohnt — und genau die fehlt in jeder Werbeaussage.

Welchen Ablauf probieren Sie aus? Beschreiben Sie ihn in zwei bis drei Sätzen, allgemein und ohne echte Namen. Welchen Messwert erheben Sie in dieser Woche, und wie messen Sie ihn? Welche zwei Kontrollen bauen Sie fest ein, und wer macht sie? Woran würden Sie erkennen, dass sich der Einsatz für Sie nicht lohnt? Nennen Sie eine Grenze, bei der Sie den Versuch beenden.

Selbstkontrolle — haken Sie ab, was zutrifft

Ich habe alle acht Felder aus Aufgabe 1 wirklich gegen den Beleg gehalten, die IBAN Zeichen für Zeichen. Ich habe die Summe und die 19 Prozent selbst nachgerechnet, statt sie aus der Antwort zu übernehmen. Ich habe die fehlende Pflichtangabe auf der Rechnung gefunden und weiß, warum sie beim Kassenbon nicht fehlt. Ich habe für die Übung ausschließlich die erfundenen Belege aus diesem Blatt verwendet. Ich habe einen Messwert festgelegt, den ich in einer Woche tatsächlich erheben kann.

✓

Danach haben Sie: Einen Versuch, der in eine Woche passt, und eine Zahl aus dem eigenen Betrieb — die einzige, die für Ihre Entscheidung wirklich zählt.

Arbeitsblatt abschließen

Tragen Sie Ihren Namen ein und senden Sie Ihre Antworten, oder speichern Sie das Blatt lokal als PDF. Beides ist gleichwertig.

Datenschutz vor dem Absenden

Bitte keine echten Personen-, Kunden-, Bestell-, Zahlungs- oder Zugangsdaten eintragen. Für diese Übung brauchen Sie keine davon, beide Belege sind erfunden. Eine freiwillige Übermittlung Ihrer Antworten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

Name *

Firma oder Abteilung (freiwillig)

Datenschutzhinweis

Verantwortlicher: Daniel Wagmann · danielwagmann@amzmanager.de

Zweck: Auswertung des Lernfortschritts im KI-Kurs.

Daten: Name, freiwillige Firmenangabe, Ihre Antworten und ein Zeitstempel.

Übermittlung: Technisch über Web3Forms an den Kursleiter.

Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerruf jederzeit per E-Mail.

So geht es im Kurs weiter

Quiz

Zum Modul gehört das Quiz „Der Beleg und die KI" mit 17 Wissensfragen und 3 Reflexionsfragen.

Vorwissen

Datenschutz, Auftragsverarbeitung und die Grundlagen zur Texterkennung stehen in Modul 0. Dieses Blatt baut darauf auf, statt es zu wiederholen.

Alle Rechtsangaben in diesem Blatt sind Stand 18.09.2026 und an den amtlichen Fassungen geprüft. Das Blatt ersetzt keine Steuer- und keine Rechtsberatung — es zeigt, an welcher Stelle Sie fragen sollten.

Quellen

Die Fundstellen zu den Angaben in diesem Blatt

§ 14 UStG — Pflichtangaben und E-Rechnung (Nachschlagen 1 und 2, Aufgabe 2)
§ 33 UStDV — Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (Aufgabe 2)
§ 147 AO — Aufbewahrungsfristen (Nachschlagen 2, Aufgabe 4)
§ 146 AO — Unveränderbarkeit, Absatz 4 (Nachschlagen 2, Aufgabe 4)
§ 2 StBerG — mechanische Arbeitsgänge, ohne Kontieren (Aufgabe 5)
§ 6 StBerG — was mit kaufmännischer Ausbildung erlaubt ist (Aufgabe 5)
Artikel 4 KI-Verordnung — KI-Kompetenz, gilt seit 02.02.2025 (nicht amtliche Fassung, amtlich: VO (EU) 2024/1689)
Vergleich von acht Modellen beim Auslesen von Belegen, Preprint vom 29.08.2025 (92,7 % auf gescannten Rechnungen, Aufgabe 1)
GoBD — BMF-Schreiben vom 28.11.2019, geändert am 11.03.2024 und 14.07.2025, Randziffern 21, 111 und 130 (Nachschlagen 2, Aufgabe 4)
Grenzen der kostenlosen Zugänge: Hilfeseiten von OpenAI, Anthropic und Google, abgerufen am 18.09.2026 (Nachschlagen 3)