Was die KI beim Beleg wirklich tut
Ein abfotografierter Beleg ist für den Computer zunächst nur ein Bild. Texterkennung (englisch OCR) macht daraus Buchstaben und Ziffern, ordnet sie aber nicht zu. Ein Sprachmodell erkennt zusätzlich die Bedeutung: dass die Zahl neben „Summe“ der Gesamtbetrag ist. Es ordnet aber auch dann zu, wenn es raten muss.
Die belastbarste Zahl
Unabhängiger Vergleich von acht Modellen an drei offenen Datensätzen (Preprint vom 29.08.2025): 96,5 % auf sauberen digitalen Rechnungen, 92,7 % auf gescannten Rechnungen, 87,5 % auf gescannten Kassenbons. Gemessen wurde die Extraktion insgesamt, nicht einzelne Felder. Bei 60 Belegen sind das im Schnitt rund vier fehlerhafte.
Warum Zahlen die schwache Stelle sind
Ein Sprachmodell ist kein Taschenrechner, es erkennt Muster. Anthropic zeigte am 27.03.2025: Beim Addieren nutzt das Modell zwei parallele Wege und beschreibt hinterher trotzdem den Schulweg mit Übertrag. Ein OpenAI-Papier vom 04.09.2025 erklärt, warum Modelle raten statt zu schweigen — geratene Antworten werden besser bewertet als ein „weiß ich nicht“.
Immer von Hand prüfen
Zwei Felder gehören in jedem Fall nachgeprüft: die Endsumme und die Bankverbindung. Bei IBANs verwechseln Modelle Null und O, weil sie in vielen Druckschriften fast gleich aussehen. Eine falsche IBAN ist eine Zahlung an einen fremden Empfänger.
Die sechs Fallen
Dublette (dieselbe Rechnung per Post, Mail und Portal), Gutschrift (steuerlich etwas anderes als kaufmännisch), Fremdwährung (Kurs und Kursdifferenz), Kleinbetrag (weniger Pflichtangaben), Bewirtung (Anlass und Teilnehmer stehen nicht auf dem Bon), fehlende Pflichtangabe (Vorsteuerabzug in Gefahr). In allen sechs Fällen liest die KI richtig — und das Ergebnis ist trotzdem falsch.
Aufbewahrung und Unveränderbarkeit
§ 147 Abs. 3 AO: Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre (verkürzt zum 01.01.2025), sonstige Unterlagen sechs Jahre. § 146 Abs. 4 AO: Der ursprüngliche Inhalt einer Buchung muss feststellbar bleiben. Was die KI ausliest, ist eine Abschrift — das Original bleibt unverändert.
Pflichtangaben und Kleinbetrag
§ 14 Abs. 4 UStG nennt zehn Pflichtangaben einer Rechnung. Nach § 33 UStDV genügen bis 250 Euro Gesamtbetrag vier: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuer in einer Summe mit Steuersatz. Ein zu strenges Prüfwerkzeug meldet bei jedem Kassenbon Fehler, die es nicht gibt.
E-Rechnung
§ 14 Abs. 1 UStG: Eine E-Rechnung ist strukturiert und maschinenlesbar — ein PDF ist keine. Empfangen können muss jeder Betrieb seit dem 01.01.2025. Beim Ausstellen läuft die Übergangsfrist nach § 27 Abs. 38 UStG bis Ende 2026, für Betriebe bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027.
GoBD: drei Randziffern, die zählen
Rz. 130: Der per Texterkennung erzeugte Volltext ist über die ganze Aufbewahrungsfrist aufzubewahren. Rz. 111: Änderungen an programmgesteuerten Aufzeichnungen sind zu protokollieren. Rz. 21: Die Verantwortung bleibt beim Steuerpflichtigen, auch bei Auslagerung auf Dritte. Und ein Irrtum: Die GoBD verweisen nicht auf die BSI-Richtlinie TR-RESISCAN.
Eigene Arbeit oder Steuerberatung
§ 2 Abs. 3 StBerG: Mechanische Arbeitsgänge sind keine Hilfeleistung in Steuersachen — ausgenommen das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen. Erfassen ist das Einfache, Zuordnen die fachliche Arbeit. Artikel 4 der KI-Verordnung verpflichtet seit dem 02.02.2025 jeden Betrieb, der KI einsetzt, seine Leute zu schulen.
Datenschutz und Gratis-Zugänge
Auf einem Beleg stehen Namen, Anschriften, oft eine IBAN. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO gibt es bei allen drei Anbietern nur in den geschäftlichen Tarifen, nicht in ChatGPT Free/Plus, Claude Free/Pro oder der privaten Gemini-App. Grenzen: ChatGPT Free 3 Uploads pro Tag, Claude Free 20 Dateien je Unterhaltung, Gemini Free 10 Dateien je Anfrage.
Zahlen, die oft falsch zitiert werden
Die „80 % Zeitersparnis laut Bitkom“ stehen in keiner Bitkom-Studie — der Digital Office Index 2024 misst Verbreitung: 16 % der Unternehmen nutzen KI zur Prozessautomatisierung, 2022 waren es 3 %. Die „60 bis 70 % Automatisierungspotenzial“ stammen aus einer McKinsey-Modellrechnung von 2018 über die gesamte Finanzfunktion. Zur Skonto-Erkennung gibt es keine auffindbare Studie.
Der Markt
Kein Buchhaltungsprogramm mit KI ist dauerhaft kostenlos: Lexware Office ab 7,90 € netto (Tarif S), sevDesk ab 25,90 € netto (Tarif „Buchhaltung“), Papierkram mit „Magic Suggest+“ erst ab Tarif S und dort auf 15 Belege im Monat begrenzt, Candis ab 389 € im Monat. Die Übung im Kurs läuft deshalb über die kostenlosen Chat-Zugänge.